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A prjct.me, empresa parceira da Parallaxis Economics & Data Science, é uma consultoria que tem como principal objetivo viabilizar projetos, tanto de empresas como de pessoas físicas, aplicando princípios básicos de planejamento e gestão de projetos. Fundada por Leticia Nativio e Liza Dornelles, as duas profissionais acumulam anos de experiência em gestão empresarial e gestão de projetos em agências de publicidade.

Você pode conhecer mais, enviando um email para hi@prjctme.com ou acessando o site prjctme.com

Em todo start de projeto, o gestor já se questionou qual seria a melhor maneira de conseguir controlar as tarefas do escopo e os timmings e to-do’s do cronograma do projeto – afinal, dependendo da quantidade de tarefas e colaboradores que vão participar, o controle precisa ser rígido e a comunicação entre os times deve ser clara e fluir muito bem.

Quanto maior o time para se gerenciar, ou quanto maior a duração do projeto, buscar alternativas de metodologias de gestão é uma excelente saída para que nenhuma ponta fique desamarrada . Melhor ainda quando as opções de metodologia estimulam o senso de responsabilidade de cada membro da equipe, o que é um princípio básico de quando se opta por trabalhar com metodologias ágeis de gestão de projetos.

Mas, como escolher o uso da metodologia ágil dentro do processo de gestão do projeto?

Muitas vezes, o gestor de projetos pode parecer um profissional extremamente burocrático, preocupado com as atualizações de documentos, e alguns membros da equipe podem sentir que sempre há pouco tempo para se trabalhar ou que estão se sacrificando a mais do que deveriam – e em grande parte, esses desconfortos são gerados pela escolha errada da metodologia para se trabalhar.

A escolha e aplicação de uma metodologia de gestão depende desde o tipo de projeto, do envolvimento que se espera ter com o cliente durante o processo e, principalmente, da cultura empresarial – mas, independente da escolha, seja optar pelo modelo tradicional ou ágil, a escolha da metodologia é reflexo do planejamento prévio: a metodologia tradicional requer o planejamento muito antecipado de todas as tarefas, enquanto na metodologia ágil, o planejamento é feito de forma iterativa e incremental.

Se o seu projeto não possui especificações pré determinadas pelo cliente, então como gestor você poderá optar por trabalhar como um tipo de metodologia ágil – seu produto final sofrerá alterações incrementais, sendo aprimorado a cada fase (ou sprints), seguindo os feedbacks e fases de testes de cada etapa que for sendo concluída.  Além disso, o foco das metodologias ágeis é resolver um problema que possui um orçamento e prazo fixos, ou seja, todas as soluções que surgirem durante as etapas de desenvolvimento têm como principal objetivo atender da melhor maneira possível considerando essas duas determinantes.

O que é importante seguir para aplicar uma metodologia ágil no projeto?

Existem algumas metodologias ágeis famosas, como o SCRUM, Kanban e Agile – e muitos princípios básicos de cada uma delas, podem ser aplicados na hora de aplicar um novo modo de gestão:

  • Deixar claro para sua equipe qual é a estratégia de negócio que existe por trás do projeto, só ajuda a aumentar o senso de responsabilidade de cada agente envolvido;
  • Discutir frequentemente sobre planos de gestão de risco com a equipe;
  • Manter entregas frequentes e intermediárias. Essas divisões de blocos de entregas são chamados de sprints;
  • A comunicação é peça-chave importante nas metodologias ágeis. Reuniões diárias de status com duração máxima de 15 minutos, têm como objetivo atualizar todos os agentes envolvidos no projeto, respondendo sempre à três perguntas:   
  1. O que você tem feito desde ontem em direção a meta?
  2. O que você está planejando fazer hoje em direção a meta?
  3. Você tem algum problema impedindo você de realizar seu objetivo em direção a meta?

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As reuniões diárias devem acontecer sempre no mesmo local e horário – e preferencialmente com todos os participantes de pé. Muitas vezes o cliente também participa do processo de reuniões de status;

  • Transparência no planejamento do projeto é essencial;
  • Manter a equipe motivada é importantíssimo para garantir sucesso e manter a produtividade nos sprints do projeto. O gestor de projetos deve envolver o time desde o momento de brainstorm e kick off, para que todos os agentes envolvidos se entendam a sua importância dentro de cada etapa e dividam a responsabilidade geral do projeto;
  • A realização de testes de qualidade ao final de cada sprint minimizam a chance de muitos ajustes na entrega final – os erros são identificados e corrigidos ao longo do processo;
  • Entender e preservar o momento de refletir sobre as lições aprendidas ao final de cada sprint ajuda no aumento da velocidade de tomadas de decisões no futuro. O importante nesse processo não é apontar erros ou problemas de agentes específicos, mas sim minimizar as chances de erros nas próximas etapas.

Metologias são grandes ferramentas à disposição do gestor de projetos, e quando aplicadas da maneira correta, considerando todo o cenário, as chances de aumentar o sucesso do projeto são muito grandes. Que tal tentar aplicar algumas dessas dicas no próximo projeto da sua empresa (ou, se preferir não se arriscar sozinho, a gente pode te ajudar também)?


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