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A prjct.me, empresa parceira da Parallaxis Economics & Data Science, é uma consultoria que tem como principal objetivo viabilizar projetos, tanto de empresas como de pessoas físicas, aplicando princípios básicos de planejamento e gestão de projetos. Fundada por Leticia Nativio e Liza Dornelles, as duas profissionais acumulam anos de experiência em gestão empresarial e gestão de projetos em agências de publicidade.

Você pode conhecer mais, acessando o site prjctme.com.

Se no post passado falamos sobre a importância de iniciar a documentação de um projeto pelo desenvolvimento de escopo, nosso segundo post no blog da Parallaxis terá como foco  outro documento tão importante quanto: o cronograma.

Mas, por que e como devemos criar cronogramas para os projetos?  

O cronograma é basicamente um mapa do tempo do seu projeto, que considera a data de início, o tempo de duração de cada atividade, os recursos necessários para as entregas e o prazo final. É uma ferramenta de gestão que exibe de forma bem visual, todo o encadeamento de atividades e o tempo necessário de execução de cada uma delas. A partir do cronograma, tanto o gestor de projetos como a equipe, conseguem medir o desempenho de cada um – e com isso, criar alternativas mais ágeis para adiantar as entregas.

Para iniciar a criação do cronograma, há alguns passos que o gestor precisa seguir, partindo, principalmente, do escopo do projeto já criado:

 

  • Do documento de escopo, o gestor poderá montar a estrutura analítica do projeto, ou a EAP;
  • Criação da lista de atividades, estimando a duração de cada uma delas;
  • Definição dos recursos das atividades;
  • Definição da dependência entre as atividades;
  • Determinar a data inicial do projeto;
  • Começar a montar o cronograma em uma ferramenta de gestão de projetos.

Quais ferramentas podem auxiliar na criação de cronogramas?

O software pago mais completo e eficiente para criação de cronogramas é o MS Project (e sem dúvidas, é a ferramenta mais usada entre os Gestores de Projetos). Suas vantagens são muitas, desde o controle eficiente das tarefas, geração de gráficos, visualização de alocação da equipe etc. Para quem não pode investir na licença da ferramenta, há alternativas gratuitas como o Gantter ou o Merlin.

 

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Captura de tela: exemplo de cronograma criado no Project.

Mas, mesmo que a utilização e a visualização de um cronograma criado em ferramentas de gestão seja muito simples para um Gerente de Projetos, dependendo da equipe que está envolvida, pode existir uma grande dificuldade na leitura das atividades (e isso não precisa ser motivo de atrito, porque o recurso de Calendário da sua ferramenta de e-mail pode salvar a sua pele).

Como criar um cronograma no Calendário?

  1. Crie uma nova opção de Agenda dentro do Calendário do seu e-mail e determine como Nome da Agenda o nome do seu projeto. Você também pode usar espaço de descritivo para explicar um pouco sobre o projeto, quem são cada um dos participantes, ou os links de documentos importantes para a execução das tarefas;
  2. Selecione todas as pessoas que deverão ter acesso à Agenda;
  3. Crie eventos para cada uma das tarefas, especificando as entregas das etapas – nessa fase de criação de evento, vale utilizar cores diferentes para diferenciar os responsáveis por cada uma das entregas ( por exemplo: diretor de arte – azul; redator – rosa; desenvolvimento – roxo);
  4. Nas configurações dos eventos, você pode ativar as notificações de lembretes da sua agenda de projetos específica – dependendo da ferramenta de e-mail que você utiliza, a notificação pode ser até via sms.

Independente da ferramenta de criação ou controle de cronograma que você utilize, o sucesso do cumprimento dos prazos depende da atualização constante do cronograma e do acompanhamento de cada uma das tarefas que estão sendo executadas.

E  quando falamos de acompanhamento de tarefas…

Estamos testando algumas ferramentas que são derivadas de metodologias ágeis, que podem auxiliar justamente no acompanhamento e controle de cronogramas de projetos e equipes. Enquanto fazemos os testes por aqui, que tal você começar a colocar em prática a sua estruturação de escopo e cronograma (mas se a dúvida de como começar ainda é muito grande, a gente ainda pode te ajudar)?

 


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