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A prjct.me, empresa parceira da Parallaxis Economics & Data Science, é uma consultoria que tem como principal objetivo viabilizar projetos, tanto de empresas como de pessoas físicas, aplicando princípios básicos de planejamento e gestão de projetos. Fundada por Leticia Nativio e Liza Dornelles, as duas profissionais acumulam anos de experiência em gestão empresarial e gestão de projetos em agências de publicidade.

Você pode conhecer mais, acessando o site prjctme.com.

 

Dentre todas as disciplinas que vivenciamos até agora na nossa vida profissional, a que a gente mais acredita que pode fazer a diferença na vida e no negócio das pessoas é o gerenciamento de projetos.

Foi com esta convicção que a Prjct.me nasceu – de que a viabilidade de qualquer problema ou ideia começa com um bom projeto e um bom planejamento.

Como convidadas, vamos falar sobre este tema aqui no Blog da Parallaxis. A cada post queremos ajudar a organizar os pensamentos com foco em botar sua ideia em prática – seja apresentando novas de ferramentas ou metodologias ágeis para extrair o máximo potencial de todos os colaboradores envolvidos num projeto.

Mas, a grande dúvida de todas as pessoas a partir do momento em que nasce uma ideia é:  Por onde começar?  

Apesar de uma ideia nascer com um propósito e sempre ter um objetivo final, iniciar o  planejamento de um projeto nem sempre é um processo fácil para todas as pessoas ou empresas. Talvez pela urgência de se iniciar, ou simplesmente pela ansiedade de vermos a ideia se materializar, muitas vezes não damos importância para alguns processos iniciais de planejamento de um projeto – o que pode acabar sendo refletido quando o projeto já está em andamento ( ocasionando impactos em custo e tempo de duração, por exemplo).  Para evitar esses tipos de “surpresas”, iniciar o planejamento pelo escopo é vital para garantir o sucesso do seu projeto.

O  escopo, geralmente, é um documento técnico, que tem como objetivo descrever todas as entregas do projeto e o determinar todas as atividades que são necessárias para criar os entregáveis, o esforço de cada agente envolvido no processo (seja para executar ou aprovar uma atividade), mapear os riscos e, também, determinar as atividades que não são parte do projeto. Quanto mais rico de detalhes o documento de escopo for, mais fácil será o controle das atividades e o gestor conseguira criar com mais facilidade outros documentos necessários para controle, como o cronograma.

Para criar o documento de escopo do projeto, o Gestor pode seguir a mesma estrutura e requisitos que são descritos no PMBOK (Project Management Body of Knowledge).

O PMBOK é o livro essencial na biblioteca de qualquer gerente de projetos e reúne as melhores praticas para se alcançar a excelência na gestão de qualquer projeto. Mas, a criação desse documento não precisa ser um processo extremamente burocrático e técnico –  é possível aliar a visão analítica com um processo mais criativo e lúdico de definição de escopo (e nessas horas, o post it pode ser seu grande aliado).

Como utilizar o post it nessas horas?

  1. Selecione e determine a quantidade de cores diferentes que você terá de post its – é interessante que a escolha de cores reflita etapas ou prioridades do processo, por exemplo: amarelo para etapas iniciais, laranja para etapas intermediárias, ou que dependam de agentes externos, verde para os objetivos finais do projeto. Por mais que pareça um detalhe, utilizar cores diferentes para trabalhar ajuda na rápida visualização e entendimento das tarefas;
  2. Determine algumas matrizes para iniciar o escopo, por exemplo: o que é, do que você depende (fatores internos e externos), o que você precisa para executar, qual o objetivo final. A partir disso, você começara a descrever os itens que fazem parte dessa matriz nos post-it’s;
  3. Como o post it é um recurso de papel com espaço limitado, o ideal é trabalhar com pequenas frases ou palavras chave que auxiliem na lembrança de uma atividade – e a maior vantagem desse recurso é poder deslocá-lo conforme a necessidade;
  4. Conforme  for evoluindo na construção do seu escopo, você pode fotografar o processo e dar continuidade em outros dias. A fotografia também vai auxiliar a você começar a perceber a evolução do seu raciocínio durante o processo.

 

quadro escopo

Para explorar um pouco mais sobre as possibilidades de documento de escopo, separamos algumas referências de documentos disponíveis em alguns blogs de gestão de projetos – como nesse post aqui, que explica o que é definir um escopo ou nesse aqui, que traz um exemplo bem completo sobre a declaração de escopo.

E  quando falamos de metodologias ágeis…

Existem diversas metodologias ágeis e fáceis de realizar para acompanhar as tarefas de todos os agentes envolvidos em um projeto. Estes métodos podem ser convertidos para o contexto de projetos menores também – sabendo os princípios básicos do gerenciamento de projetos pode ser o elo que faltava entre você e o empreendedorismo ( mas também sempre existe a possibilidade de nos chamar para tomar um cafezinho 😉 ).

quadro kanban